Toon/verberg
Een eerste bestelling bij uw leverancier vanuit een besteladvies
Omdat u bij de artikelen een gewenste voorraad heeft opgegeven, worden er automatisch een of meer besteladviezen gemaakt, afhankelijk van de leveranciers die u bij de artikelen geselecteerd heeft.
Klik op de knop Inkopen. Hiermee wordt het inkoopvenster geopend.
In de mappenlijst Inkopen staan de besteladviezen klaar in de map Besteladviezen.Open de map Besteladviezen door op de plusknop voor de map te klikken.
Dubbelklik op '20 - Rosa's serviesgoed', het besteladvies voor leverancier 20.
Het inkoopvenster wordt nu automatisch gevuld met alle gegevens van dit besteladvies.
Voor alle artikelen die besteld moeten worden bij leverancier 20 is een orderregel gemaakt met bij Aantal de gewenste voorraad.
De voorraadkolommen Technische voorraad t/m Gewenste voorraad tonen de voorraadgegevens; u kunt deze niet wijzigen.
U kunt de gegevens in de overige kolommen zoals Aantal, Korting en Inkoopprijs als u wilt wel aanpassen. In deze kennismaking hoeft dat niet.
In het kader Inkoopboeking ziet u de boeking die voor deze order gemaakt gaat worden.
Klik op de knop Bestelling om een bestelformulier af te drukken.
De bestelling krijgt ordernummer 1 en wordt in de mappenlijst opgeslagen in de map Bestellingen.Sluit het inkoopvenster.
Toon/verberg
Ontvangst goederen verwerken en inkoopfactuur boeken
Let op! Bij deze levering ontvangt u eerst de goederen en op een later tijdstip de factuur.
(Bij de tweede levering gaan we ervan uit dat u de goederen en factuur tegelijkertijd ontvangt, zie verderop in dit stappenplan.)
Open het inkoopvenster met de knop Inkopen en voer bij Leveranciers de leverancierscode 20 in (dit is de leverancier waarbij u besteld heeft).
Open in de mappenlijst Inkopen de map Bestellingen.
Dubbelklik op order 1, de zojuist gemaakt bestelling.
Het inkoopvenster wordt gevuld met alle gegevens van deze bestelling.
Stap 1: Bij ontvangst goederen moet alléén de voorraad bijgewerkt worden
Ga naar de orderregels en vul bij Geleverd het ontvangen aantal in.
U heeft in dit geval alles ontvangen en kunt de aantallen overnemen uit de kolom Aantal.
Kunt u de aantallen niet invoeren, dubbelklik dan alsnog op order 1 in de map Bestellingen.Klik op de knop Ontvangst. Hierdoor wordt alléén de artikelvoorraad bijgewerkt.
De order wordt nu in de mappenlijst opgeslagen in de map Ontvangsten.
Stap 2: Bij ontvangst inkoopfactuur moet de inkoopfactuur in het inkoopvenster geboekt worden
Open de map Ontvangsten en dubbelklik op order 1.
Het inkoopvenster wordt gevuld met alle gegevens van deze order.Ga naar het kader Inkoopboeking en vul het Factuurnummer in, bijvoorbeeld 040069.
Het Factuurbedrag dient overeen te komen met dat van de inkoopfactuur.
Wijkt het af, bijvoorbeeld omdat er kosten op de inkoopfactuur staan, dan moet u de boeking hier aanpassen.
Let op! Een inkoopboeking, die via het inkoopvenster geboekt wordt, kunt u alléén hier aanpassen en níet bij Programma, Boekhouden!
Klik op de knop Boeken. Hierdoor wordt de inkoopfactuur in de boekhouding ingeboekt.
De factuur wordt in de mappenlijst opgeslagen in de submap Openstaand van de map Facturen.
Hij heeft het factuurnummer gekregen dat u in het kader Inkoopboeking hebt ingevoerd, 040069.Sluit het venster [Ctrl + F4].
Toon/verberg
Een verkooporder maken met een deellevering en een backorder
Klik op de knop Verkopen. Na het kopiëren van de opmaken wordt het verkoopvenster gestart.
De invoegpositie staat bij Klanten. Selecteer klant nummer 3 'Kadoshop'.
Selecteer daarna in de mappenlijst linksboven de sjabloon Verkooporder door erop te dubbelklikken.
Controleer of in het kader Backorder de optie Deellevering toestaan aangevinkt is.
Ga daarna naar de orderregels.
In de eerste orderregel voert u bij Artikelcode de code 100 in;
bij Aantal zet u 12;
bij Vrije voorraad staat 48; (Vrije voorraad is groter dan Aantal, dus alles in voorraad);
bij Afleveren komt 12 te staan.
Nieuwe vrije voorraad wordt 36 (48-12);
In de tweede orderregel voert u bij Artikelcode de code 104 in;
bij Aantal zet u 6;
bij Vrije voorraad staat 3; (Vrije voorraad is kleiner dan Aantal, dus niet alles in voorraad);
bij Afleveren komt 3 te staan (dit is de Vrije voorraad).
Nieuwe vrije voorraad wordt 0;
Maak nu een factuur door op de knop Factuur te klikken (of te drukken op [Alt+F])
Er wordt nu niet alleen een factuur afgedrukt, maar wordt óók een backorder gemaakt voor de nog te leveren artikelen (3 stuks van artikel 104).De factuur wordt opgeslagen in de map de submap Openstaand van de map Facturen met factuurnummer 20040001.
De oorspronkelijke order krijgt volgnummer 0, in dit geval 1.0;De backorder krijgt het oorspronkelijke ordernummer en volgnummer 1, in dit geval 1.1;
De backorder wordt in de mappenlijst opgeslagen in de submap Backorders van de map Orders.Sluit het verkoopvenster.
Toon/verberg
Een nieuwe bestelling bij uw leverancier
Omdat de verkochte artikelen niet allemaal in voorraad zijn, worden er automatisch een of meer besteladviezen gemaakt, afhankelijk van de leverancier(s) die u bij de artikelen geselecteerd heeft.
Klik op de knop Inkopen. Hiermee wordt het inkoopvenster geopend.
Open de map Besteladviezen door op de plusknop voor de map te klikken.
Dubbelklik op '20, Rosa's serviesgoed'.
Het inkoopvenster wordt nu automatisch gevuld met alle gegevens van dit nieuwe besteladvies.
Voor alle artikelen die besteld moeten worden bij leverancier 20 is een orderregel gemaakt;
Aantal is nu gelijk aan Gewenste voorraad - Technische voorraad + Aantal in verkoop (te leveren voor backorder(s)').
Klik op de knop Bestelling om een bestelformulier af te drukken.
De bestelling krijgt ordernummer 2 en wordt in de mappenlijst opgeslagen in de map Bestellingen.Sluit het inkoopvenster.
Toon/verberg
Ontvangst goederen verwerken en inkoopfactuur boeken
Let op! Bij deze levering ontvangt u de goederen en de inkoopfactuur tegelijkertijd.
(Bij de eerste levering gingen we ervan uit dat u eerst de goederen ontvangt en pas een aantal dagen later de factuur, zie eerder in dit stappenplan).
Open het inkoopvenster met de knop Inkopen en voer bij Leveranciers de leverancierscode 20 in (dit is de leverancier waarbij u besteld heeft).
Open in de mappenlijst Inkopen de map Bestellingen.
Dubbelklik op order 2, de nieuwe bestelling.
Het inkoopvenster wordt gevuld met alle gegevens van deze bestelling.Ga naar de orderregels en vul bij Geleverd de ontvangen aantallen in (12 en 6).
Kunt u de aantallen niet invoeren, dubbelklik dan alsnog op order 2 in de map Bestellingen.Ga naar het kader Inkoopboeking en vul het Factuurnummer in, bijvoorbeeld 040081.
Het Factuurbedrag dient overeen te komen met dat van de inkoopfactuur.
Wijkt het af, bijvoorbeeld omdat er kosten op de inkoopfactuur staan, dan moet u de boeking hier aanpassen.Omdat u de goederen en de inkoopfactuur tegelijkertijd ontvangt, kunt u beide nu tegelijkertijd boeken met de optie Financieel en voorraad boeken van de knop Boeken (klik op de pijl naast de knop voor de opties).
Hierdoor wordt de artikelvoorraad bijgewerkt én de inkoopfactuur geboekt.
De factuur wordt in de mappenlijst opgeslagen in de submap Openstaand van de map Facturen met factuurnummer 040081.Sluit het inkoopvenster.
Toon/verberg
Ontvangen goederen toekennen aan verkooporders
U kunt de ontvangen goederen nu toekennen aan de reeds gemaakte backorder.
Open het verkoopvenster door op de knop Verkopen te klikken.
De invoegpositie staat bij Klanten. Selecteer klant nummer 3 'Kadoshop'.
Ga in de sjablonenlijst linksboven naar de submap Bevestigingen van Orders en open order 1.1 (de backorder) door erop te dubbelklikken
U krijgt direct de vraag of u de beschikbare voorraad wilt toekennen aan deze order. U kiest OK.
De velden Afleveren en Nieuwe vrije voorraad worden hierdoor automatisch gevuld.
Klik op de knop Factuur om de factuur af te drukken.
Sluit het verkoopvenster.
Toon/verberg Voorraad reserveren
Als u SnelStart backorder heeft geactiveerd, kunt u in de orderregels van het verkoopvenster en bij Programma, Voorraad reserveren artikelen reserveren voor orders.
U kunt alleen reserveren als er voldoende vrije voorraad is. Dit is de Technische voorraad, die aanwezig is in het magazijn, min de voor andere orders gereserveerde voorraad.
Als u artikelen reserveert, gaat die reservering af van de vrije voorraad.
Gereserveerde artikelen zijn dus niet beschikbaar voor andere orders.Wanneer u de voorraad wilt reserveren tijdens het invoeren van een verkooporder, dan kunt u het gewenste aantal invoeren in de kolom Reserveren op de orderregel.
U kunt in één keer voorraad reserveren voor een gehele groep orders via Programma, Voorraad reserveren.
Hierbij wordt rekening gehouden met de Prioriteit die in het kader Backorder in het verkoopvenster aan de order is toegekend: Orders met de hoogste prioriteit krijgen als eerste een reservering toegekend, orders met lage prioriteit zijn later aan de beurt. Binnen een prioriteit wordt op volgorde van orderdatum gewerkt: de oudste order het eerst, dan de een na oudste en zo verder. Voor uitgebreide uitleg, zie Voorraad reserveren voor uitleg